Dit is de privacyverklaring van de besloten vennootschap Bout Advocaten B.V., gevestigd aan de Ossenmarkt 7 (9712 NZ) Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 01141202. In dit document leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, met welk doel wij dat doen en hoe wij daarmee omgaan.
Wij zullen deze persoonsgegevens uitsluitend aanwenden voor de in deze verklaring omschreven doeleinden en de benodigde maatregelen nemen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen volgens de huidige wettelijke eisen.
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee personen identificeerbaar zijn of geïdentificeerd kunnen worden. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan NAW-gegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens.
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten en de personen of organisaties waarmee zij in aanraking zijn gekomen. Het gaat hierbij – afhankelijk van het dossier en het rechtsgebied – om de onderstaande persoonsgegevens:
Gewone persoonsgegevens
Volledige naam
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Bijzondere persoonsgegevens
BSN nummer
Evt. strafrechtelijk verleden
Evt. persoonlijk leven
Evt. werkzame leven
Evt. economische en financiële informatie
Evt. gezondheidsgegevens
Evt. seksuele leven
Evt. lidmaatschap van een vakvereniging
Bout Advocaten
Ossenmarkt 7
Postbus 7015
9701 JA Groningen
Kvk nummer: 01141202
Voor het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening, worden meerdere persoonsgegevens verzameld en verwerkt, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer(s), adres, bankrekeningnummer, KvK nummer. U kunt deze gegevens op elk gewenst moment opvragen en desgewenst laten aanpassen.
Gewone persoonsgegevens zullen wij gebruiken om:
– u informatie te kunnen toesturen in het kader van onze dienstverlening
– een toevoeging voor u aan te vragen
– u facturen te kunnen toesturen; en
– u middels een nieuwsbrief te informeren over (juridische) nieuwsfeiten of kantoorgebeurtenissen. Voor deze nieuwsbrief kunt u zich te allen tijde afmelden door op de daarin opgenomen link met de tekst: ‘afmelden’ te klikken.
Voor het kunnen verlenen van onze diensten zullen wij ook uw identiteit moeten vaststellen. Wij zijn namelijk volgens onze gedragsregels verplicht om te controleren of wij geen tegenstrijdig belang dienen als wij u bijstaan. Verder moeten wij uw identiteit vaststellen in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Wij zullen u daarom vragen om u te identificeren en vastleggen dat u zich geïdentificeerd hebt.
Daarnaast kan het voorkomen dat wij in het kader van onze dienstverlening bijzondere persoonsgegevens van u verwerken. Daarmee worden wij bekend door u of door de (advocaat van de) wederpartij.
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij wij toestemming hebben van hun ouders of voogd of dit voortvloeit uit het kader van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld in een echtscheidingszaak kan het voorkomen dat wij bekend worden met gegevens van minderjarigen. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming of noodzaak persoonlijke gegevens hebben verzameld over uw (minderjarige) kind, neem dan contact met ons op via < info@boutadvocaten.nl >.
In het kader van onze dienstverlening zullen uw persoonsgegevens worden verstuurd naar verschillende instanties, variërende van uw wederpartij, de advocaat van uw wederpartij tot rechtbanken. Voor het overige zullen uw persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden.
Voor onze ICT, maken wij gebruik van een derde partij. De besloten vennootschap Brisk ICT BV is onze ICT-dienstverlener. Soms zal zij onderhoudswerkzaamheden aan ons systeem moeten verrichten. De kans bestaat dat zij dan soms persoonsgegevens zal inzien, als dat nodig is voor de uitoefening van haar werkzaamheden. Zij kan niet zelfstandig bij onze data, omdat wij deze lokaal hebben opgeslagen. Met haar hebben wij een ‘verwerkersovereenkomst’ afgesloten, waarin staat hoe wij een passend beveiligingsniveau garanderen. Wel is het zo dat de e-mails binnenkomen via hun servers. Dat komt omdat wij gebruikmaken van hun ‘spamfilter’. Brisk ICT slaat deze gegevens niet op en neemt daar geen kennis van.
Verder maken wij gebruik van het systeem ‘Fortuna’. Dat systeem is eigendom van de besloten vennootschap Trivium Software BV. Met hen hebben wij een geheimhoudingsovereenkomst afgesloten. Zij kunnen niet zelfstandig bij onze data, omdat wij die lokaal opslaan.
Tot slot maken wij gebruik van een applicatie genaamd ‘Philips voice recorder’. Wij hebben met Philips een verwerkersovereenkomst afgesloten. Philips kan bestandsnamen inzien, maar niet de daadwerkelijke audiobestanden. De data wordt opgeslagen op servers in Nederland.
Wij verkrijgen persoonsgegevens per e-mail, middels dragers (zoals DVD/USB-sticks), telefoon of tijdens gesprekken. De persoonsgegevens worden verkregen van u, de advocaat van de wederpartij of een instantie of organisatiewaar u mee te maken heeft. Afhankelijk van het rechtsgebied waarin wij u bijstaan, kunnen die instanties of organisaties bijvoorbeeld gemeentes zijn, het Openbaar Ministerie, de politie of gerechtelijke instanties.
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens, het vragen om correctie of verwijdering daarvan, en het aantekenen van bezwaar tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Ook kunt u een verzoek doen om uw persoonsgegevens over te laten dragen. Daarnaast hebt u soms het recht om ‘vergeten’ te worden, uw gegevens te laten aanvullen of de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Als u wilt weten welke persoonsgegevens Bout Advocaten van u verwerkt, kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Bout Advocaten behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
Blijkt dat u van uw overige rechten gebruik wilt maken? Dan kunt u een aanvullend schriftelijk verzoek indienen.
U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan:
Bout Advocaten
Postbus 7015
9701 JA Groningen
Indien u ontevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met uw privacyrechten kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, door een brief te sturen naar:
Organisatorisch
Beveiligd pand
Op sturend en uitvoerend niveau is vastgelegd aan wie verantwoordelijkheden zijn toebedeeld op het gebied van informatiebeveiliging
Technische kwetsbaarheden worden beheerd, door het laten uitvoeren van updates
Verplicht gebruik sterke wachtwoorden
Toegangscode is verplicht op mobiele devices (zoals smartphones en tablets) waarop bedrijfse-mail ontvangen kan worden
Op afstand kunnen accounts toegang tot bedrijfsinformatie, zoals e-mail worden ontzegd
Vertrouwelijke documenten worden vernietigd door een speciale papiervernietigingsdienst
Technisch
Uitbesteding van de ICT een Brisk ICT BV. Zij zorgen voor beveiliging tegen virussen en beveiligingstechnieken om inbraak op het netwerk te voorkomen.
Activiteiten worden vastgelegd in logbestanden (waaronder pogingen ter verkrijging van ongeautoriseerde toegang)
Alle data en applicaties staan op één centrale plek beschikbaar, zodat geen gegevens buiten het bedrijfsnetwerk terechtkomen.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Zaakdossiers worden in principe vijf jaar bewaard na het afsluiten van het dossier en financiële gegevens zeven jaar. Soms zal een zaakdossier twintig jaar worden bewaard in verband met onze beroepsaansprakelijkheid.
Bout behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Daar waar nodig zullen wij u ook proactief over wijzigingen informeren.
U kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de verwerking en de overdracht van uw persoonlijke gegevens indien u er niet samen met ons uitkomt.
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Indien u een klacht bij ons of de Autoriteit Persoonsgegevens wilt indienen, vermeld dan de volgende gegevens:
een omschrijving van de gedraging waarover u klaagt.
Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring dan kunt u zich daarvoor richten tot info@boutadvocaten.nl.
