Een werknemer functioneert al langere tijd niet zoals van hem of haar mag worden verwacht. Dit is al meerdere keren met de werknemer besproken, maar verbetering blijft uit. Kan de werkgever dan overgaan tot ontslag?
Ja, dat kan. Maar een ontslag wegens disfunctioneren is niet eenvoudig. Een werkgever kan een werknemer niet zomaar ontslaan omdat het functioneren tegenvalt. De wet stelt namelijk strenge eisen aan een ontslag wegens disfunctioneren.
Een goed opgebouwd verbetertraject en een zorgvuldig dossier zijn daarom van groot belang. In deze blog leg ik uit wanneer sprake is van disfunctioneren, aan welke voorwaarden een verbetertraject moet voldoen en waar het in de praktijk vaak misgaat.
Wat zegt het arbeidsrecht over disfunctioneren?
Van disfunctioneren is sprake wanneer een werknemer niet goed functioneert in de functie waarvoor hij of zij is aangenomen. Het gaat daarbij niet om een eenmalige fout, maar om structureel onvoldoende functioneren. Disfunctioneren alleen is echter onvoldoende om tot ontslag over te gaan. Om een werknemer wegens disfunctioneren te kunnen ontslaan, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan:
1. Er is sprake van ongeschiktheid
De werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer onvoldoende functioneert in de functie waarvoor hij of zij is aangenomen. Het moet daarbij voldoende concreet zijn wat er niet goed gaat. Denk bijvoorbeeld aan het structureel niet halen van deadlines, het maken van terugkerende fouten of het onvoldoende uitvoeren van bepaalde werkzaamheden.
Het is belangrijk dat duidelijk is wat de werkgever van de werknemer mag verwachten. Een duidelijke functieomschrijving en een goede dossieropbouw zijn daarbij van essentieel belang. Het is dan ook verstandig om afspraken over het functioneren en eventuele kritiekpunten zo veel mogelijk schriftelijk vast te leggen.
2. Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken
Een werknemer mag niet wegens disfunctioneren worden ontslagen wanneer het onvoldoende functioneren het gevolg is van ziekte of een gebrek, bijvoorbeeld een lichamelijke handicap.
Het is daarom belangrijk om goed onderscheid te maken tussen daadwerkelijk disfunctioneren en problemen in het functioneren die mogelijk samenhangen met de gezondheid van de werknemer.
3. De werknemer moet tijdig op het disfunctioneren zijn gewezen
Een werknemer moet tijdig weten dat de werkgever niet tevreden is over het functioneren. De werkgever moet duidelijk aangeven op welke punten de werknemer tekortschiet en wat er moet verbeteren.
Als werkgever is het daarom verstandig om regelmatig met de werknemer over het functioneren te spreken en van deze gesprekken een korte schriftelijke vastlegging te maken. Daarin kunnen bijvoorbeeld de besproken aandachtspunten, gemaakte afspraken en verwachtingen voor de komende periode worden opgenomen.
4. De werknemer moet voldoende gelegenheid hebben gekregen om het functioneren te verbeteren
De werkgever moet de werknemer een serieuze en reële gelegenheid geven om het functioneren te verbeteren. Hier komt het belang van een verbetertraject om de hoek kijken.
5. Het disfunctioneren mag niet aan de werkgever zijn te wijten
Tot slot mag het onvoldoende functioneren niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om onvoldoende scholing, begeleiding of ondersteuning die nodig was om de functie goed te kunnen uitvoeren. Ook arbeidsomstandigheden of onduidelijke functie-eisen kunnen hierbij een rol spelen. De werkgever moet dus niet alleen kijken naar wat er bij de werknemer misgaat, maar ook naar zijn eigen rol daarin.
Het is daarom belangrijk dat de werkgever kan laten zien dat de werknemer de juiste middelen, begeleiding en, waar nodig, scholing heeft gekregen om de functie goed uit te voeren.
Hoe werkt een verbetertraject?
Om de werknemer een serieuze en reële gelegenheid te bieden om het functioneren te verbeteren wordt doorgaans een verbetertraject, ook wel een functioneringstraject genoemd, aangeboden. Voor het verbetertraject wordt een plan van aanpak (‘verbeterplan’) gemaakt. Hierin staan de afspraken over wat er moet gebeuren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
Er zijn geen exacte regels over de inhoud van een verbetertraject. Wat van de werkgever mag worden verwacht, hangt af van de omstandigheden van het geval. Zo kunnen onder meer de aard van de functie, de ervaring van de werknemer en de ernst van het disfunctioneren een rol spelen. Ook kan begeleiding, ondersteuning of scholing nodig zijn. In de rechtspraak zijn echter wel verschillende vereisten geformuleerd:
- De werknemer moet daadwerkelijk de kans worden geboden om zijn functioneren te verbeteren. Het is dus voorbarig om bij de start van het traject al te beginnen over schorsing of ontslag;
- De werknemer moet een redelijke termijn worden geboden om zijn functioneren te verbeteren. Hoe lang deze periode precies moet zijn, is afhankelijk van de omstandigheden. Een lengte van zes maanden is echter gebruikelijk;
- Het verbeterplan moet SMART geformuleerd zijn. Dit houdt kortgezegd in dat duidelijk wordt beschreven wat de werknemer moet verbeteren, wat van hem of haar wordt verwacht en binnen welke termijn verbetering moet worden bereikt;
- Het verbetertraject moet tussentijdse afspraken bevatten waarin de werkgever en werknemer de voortgang evalueren;
- Tot slot moet het verbetertraject zorgvuldig worden afgerond. De werknemer moet de gelegenheid krijgen om zijn of haar visie op het verloop en de uitkomst van het traject te geven. Vervolgens kan de werkgever een definitieve beslissing nemen over de vraag of het verbetertraject is geslaagd. Daarbij is het belangrijk dat de werkgever niet onnodig lang wacht met het mededelen van deze beslissing.
In het kort: het is belangrijk om vooraf duidelijke en objectief meetbare doelen af te spreken. Zo kan later aan de hand van concrete criteria worden beoordeeld of het functioneren voldoende is verbeterd. Daarnaast is het verstandig om de zienswijze van de werknemer over het verbetertraject zorgvuldig in het personeelsdossier vast te leggen.
Herplaatsingsplicht
Ook als een werknemer onvoldoende functioneert, kan de werkgever niet zonder meer overgaan tot ontslag. De werkgever moet eerst onderzoeken of herplaatsing van de werknemer in een andere passende functie binnen de organisatie mogelijk is, eventueel met behulp van scholing. Pas wanneer herplaatsing binnen een redelijke termijn niet mogelijk is, kan ontslag wegens disfunctioneren aan de orde zijn.
Wat gaat vaak mis?
Bij ontslag wegens disfunctioneren gaat het in de praktijk regelmatig mis doordat het dossier onvoldoende is opgebouwd of niet duidelijk is vastgelegd wat er precies van de werknemer wordt verwacht. Ook komt het voor dat een werknemer onvoldoende tijd of begeleiding krijgt om het functioneren daadwerkelijk te verbeteren. Tot slot wordt soms onvoldoende onderzocht of herplaatsing in een andere passende functie mogelijk is.
Een zorgvuldig opgebouwd dossier, duidelijke afspraken en een serieus verbetertraject kunnen daarom veel problemen voorkomen. Voor zowel werkgevers als werknemers kan het daarom verstandig zijn om tijdig juridisch advies in te winnen.
Heeft u als werkgever te maken met een werknemer die onvoldoende functioneert? Of bent u als werknemer aangesproken op uw functioneren of gestart met een verbetertraject? Wij kunnen u adviseren over uw positie, de te nemen stappen en de mogelijke risico’s. Daarbij kunnen wij u onder meer begeleiden bij het opstellen, uitvoeren en beoordelen van een verbetertraject, de dossieropbouw en, wanneer beëindiging van het dienstverband in beeld komt, de juridische afwikkeling daarvan.
Door tijdig advies in te winnen, kunnen veel onnodige juridische problemen worden voorkomen. Heeft u vragen over een disfunctioneringstraject of wilt u uw situatie bespreken? Neem dan gerust contact met mij op via debruin@boutadvocaten.nl of 050-314 0840 voor een vrijblijvend intakegesprek.
